حسابداری آنلاین چیست؟
در یک تعریف ساده، حسابداری ابری، روشی است که با استفاده از اینترنت حتی در منزل بتوان به نرم افزار در فضایی دسترسی داشت که دیگر نیازی به حضور افراد بر روی یک کامپیوتر خاص نخواهد بود و نیازی به نصب نرم افزار مالی و خرید اکانت های مالی روی سیستم‌های مختلف نیست.
راهکار ابری یک تکنولوژی با کارایی بسیار بالا است که باعث می‌شود افراد در هر زمان و هر مکانی و حتی از طریق هر دستگاه موبایل، تبلت و یا لپ‌تاپ به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. به بیان دیگر، به واسطه راهکار ابری محدودیت‌های زمانی و مکانی و همچنین وابستگی به یک سیستم خاص از بین رفته است. در واقع تکنولوژی ابری در پاسخ به نیاز جامعه امروز یعنی دسترسی سریع و راحت و همیشگی ارائه شده است.
حسابداری آنلاین که آن را به عنوان حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری نیز می‌شناسند، رویکرد جدیدی است که با استفاده از آن می‌توانید از طریق اینترنت و نرم افزار، از راه دور به تمام اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید و فعالیت‌های حسابداری واحد تجاری خود را مدیریت کنید.
انواع حسابداری آنلاین
حسابداری آنلاین به دو صورت حسابداری آنلاین تمام‌وقت و حسابداری آنلاین پاره‌وقت انجام می‌گیرد که در ادامه هر دو نوع حسابداری مذکور به صورت جامع توضیح داده خواهد شد.
حسابداری آنلاین تمام‌وقت:
در این حالت شخص حسابدار بدون نیاز به حضور فیزیکی فقط به صورت مجازی اقدام به انجام محاسبات مالی می‌نماید. روند عملیات حسابداری آنلاین بدین شکل است که کارفرما، اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را از طریق رسانه‌های گفتگو مجازی مانند واتساپ. تلگرام و دیگر اپلیکیشن های موجود در اختیار حسابدار می‌گذارد.
شخص حسابدار باید روزانه این اطلاعات را مورد بررسی قرار دهد و در نرم افزارهای تعریف شده برای موسسه ثبت نماید. پس می‌توان به طور خلاصه حسابداری آنلاین را انتقال روزانه مدارک و اسناد توسط کارفرما و ثبت آن‌ها در نرم افزار حسابداری توسط حسابدار تعریف کرد. لازم به ذکر است که انجام محاسبات مالی توسط حسابداری آنلاین باید در محدوده زمانی مشخص شده انجام گیرد.
حسابداری آنلاین پاره‌وقت:
برخلاف حسابداری آنلاین تمام‌وقت که به دلیل حجم زیاد کار می‌بایست اطلاعات به صورت روزانه رد و بدل شوند و حسابدار به طور تمام‌وقت به انجام مسئولیت محوله بپردازد. در این نوع حسابداری که به حسابداری آنلاین پاره‌وقت معروف است، حجم محاسبات مالی چندان بالا نیست و تنها کافی است شخص حسابدار چند ساعت از روز به انجام آنلاین محاسبات مالی و رسیدگی به اسناد و مدارک ارسالی از طرف کارفرما بپردازد.
حسابداری آنلاین مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟
فریلنسرها
فریلنسرها یا همان شخص و یا شرکت‌های حسابداری مستقل که امور مربوط به حسابداری و یا مشاوره حسابداری کسب وکارها را بر عهده می‌گیرند، با خرید یک اشتراک از سیستم‌های حسابداری ابری می‌توانند امور حسابداری مربوط به تمام کسب‌وکارها را در یک نرم‌افزار در هر زمان و مکان و با هزینه مناسب مدیریت کنند.
شرکت‌های حسابرسی
شرکت‌های حسابرسی با خرید یک اشتراک می‌توانند به‌طور هم‌زمان به مدیریت و انجام امور حسابرسی چندین کسب و کار بپردازند.
همه کسب‌وکارها
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین برای همه کسب‌وکارها از جمله استارت آپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا قابل استفاده و مقرون به صرفه هست.
همچنین به دلایل زیر با استقبال قابل ملاحظه‌ای از سوی کارفرمایان مواجه گردیده است:
- نیازی به ارسال مدارک مالی به مؤسسات حسابداری وجود ندارد.
- مشکلاتی از جمله به هم ریختگی و مفقودی مدارک اتفاق نمی‌افتد.
- مدیر کسب و کار در هر زمان امکان مشاهده لحظه‌ای گزارشات مالی و عملکرد سازمان خود را دارد.
- در این روش انسجام اطلاعات وجود دارد و در هر لحظه می‌توان اطلاعات مالی مربوط به دوره‌های مالی قبل خود را مشاهده و با اطلاعات مالی کنونی مقایسه نمود.
- نیازی به پرداخت هزینه زیاد برای خرید و پشتیبانی نرم‌افزار ندارد.
- نیاز به نیروی پشتیبان جهت نگهداری سرور، امنیت اطلاعات و بروز رسانی برنامه نمی‌باشد.
دانشجویان
استفاده از اغلب نرم افزارهای تخصصی به خصوص برای دانشجویان عمری کوتاه دارند؛ بنابراین خرید این نرم افزارها برای آن‌ها به صرفه نیست. نرم افزار آنلاین حسابداری این امکان را فراهم می‌کند که با توجه به زمان مورد نیاز به استفاده از نرم‌افزار هزینه آن را پرداخت نمایید.
آموزشگاه‌های حسابداری
آموزشگاه‌های حسابداری با استفاده از آموزش نرم‌افزارهای آنلاین می‌توانند با پرداخت هزینه اندک از این نرم‌افزارها استفاده نمایند و امکان استفاده از آن را برای دانش آموختگان خود در هر مکان و زمان فراهم آورند.
روش ثبت اسناد و گزارشات در حسابداری آنلاین
دقت داشته باشید که ثبت اسناد و گزارش امور مالی به کارفرما از طرف حسابدار آنلاین به دو روش صورت می‌گیرد.
روش اول:
از طریق نرم افزار حسابداری که در محل کارفرما مستقر شده است؛ در این حالت بدون اینکه نیاز باشد اطلاعات و گزارشات مالی در نرم افزارهای مستقر در محل‌های دیگر ثبت شوند، به صورت مستقیم در نرم افزار مدیرعامل ثبت و ذخیره می‌شود؛ و وی به صورت لحظه به لحظه در جریان همه امور حسابداری موسسه خود قرار می‌گیرد.
روش دوم:
از طریق نرم افزار حسابداری که در محل حسابداری مستقر شده است؛ برعکس مورد قبل، در این حالت، گزارشات مالی مستقیماً در نرم افزار حسابداری مدیرعامل ثبت نمی‌شوند بلکه ابتدا حسابدار آنلاین در نرم افزار حسابداری آن اطلاعات را ذخیره کرده و سپس برای مدیرعامل ارسال می‌کند.
در مقایسه این دو روش گزارش اطلاعات مالی می‌توان گفت: روش اول از طریق نرم افزار حسابداری که در محل کارفرما مستقر شده است بیشتر مورد استقبال و پذیرش از سوی مدیران قرار گرفته است. چراکه دیگر نیازی به این نیست که اصل مدارک به حسابدار آنلاین مستقر در محل حسابداری ارسال شود.
و دیگر اینکه، در این روش مشکلات مربوط به مفقودی یا به هم ریختگی اسناد وجود ندارد. همچنین نظر به اینکه در این روش تمامی اطلاعات مالی مربوط به گذشته موسسه در نرم افزار کارفرما ضبط و ثبت شده است. مدیر به راحتی می‌تواند به اصل اطلاعات و گزارشات اقتصادی دست یابد، این در حالی است که در گذشته تنها نسخه پشتیبان در اختیار مدیر قرار می‌گرفت.
