نرم افزار حسابداری آنلاین

حسابداری آنلاین چیست؟

قبل از آشنایی با نرم افزار حسابداری آنلاین لازم است تا با خود حسابداری آنلاین کمی آشنا شویم.

در یک تعریف ساده، حسابداری ابری، روشی است که با استفاده از اینترنت حتی در منزل بتوان به نرم افزار در فضایی دسترسی داشت که دیگر نیازی به حضور افراد بر روی یک کامپیوتر خاص نخواهد بود و نیازی به نصب نرم افزار مالی و خرید اکانت های مالی روی سیستم‌های مختلف نیست.

راهکار ابری یک تکنولوژی با کارایی بسیار بالا است که باعث می‌شود افراد در هر زمان و هر مکانی و حتی از طریق هر دستگاه موبایل، تبلت و یا لپ‌تاپ به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.

به بیان دیگر، به واسطه راهکار ابری محدودیت‌های زمانی و مکانی و همچنین وابستگی به یک سیستم خاص از بین رفته است.

در واقع تکنولوژی ابری در پاسخ به نیاز جامعه امروز یعنی دسترسی سریع و راحت و همیشگی ارائه شده است.

حسابداری آنلاین که آن را به عنوان حسابداری اینترنتی یا حسابداری ابری نیز می‌شناسند، رویکرد جدیدی است که با استفاده از آن می‌توانید از طریق اینترنت و نرم افزار، از راه دور به تمام اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید و فعالیت‌های حسابداری واحد تجاری خود را مدیریت کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر پیشنهاد می کنم مقاله حسابداری آنلاین را در همین سایت مطالعه کنید.

نرم ‌افزار حسابداری آنلاین چیست؟

نرم ‌افزار حسابداری آنلاین در واقع یک سیستم پیشرفته و درعین‌حال ساده است که در قالب یک وب‌سایت و به‌صورت تحت وب به کاربران ارائه می‌شود.

در حسابداری آنلاین با استفاده از ابزار و امکانات کارفرما (نرم افزارهای حسابداری آنلاین) یک حسابدار یا مجموعه ای از حسابداران می توانند امور مالی آن واحد اقتصادی را از راه دور مدیریت کنند.

نرم افزارهای حسابداری از گذشته نه‌چندان دور تا همین امروز، بسیار مورد استقبال شرکت‌ها و حسابداران قرار گرفته است.

چرا که با کمک این نرم افزارها، ارتباطات بین واحدها منسجم‌تر شده، حساب‌ها منظم‌تر و در مجموع امور مالی یک شرکت یکپارچه و سیستماتیک می‌گردد.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین

اگر بخواهیم واقع بینانه به موضوع نگاه کنیم استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین هم دارای مزایای خوبی است و هم معایب بسیار مهمی دارد. در ادامه به ویژگی های مثبت و منفی نرم افزارهای حسابداری آنلاین می پردازیم. ابتدا به مزایا می پردازیم.

دسترسی به اطلاعات مالی کسب‌وکار، هر زمان، هر مکان

ممکن است شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه‌ی بزرگ اغلب اوقات در سفرهای کاری باشید یا در صورتی‌که اخیراً کسب‌وکار شخصی خود را راه‌اندازی کرده‌اید؛ برای رونق بخشیدن به مهم‌ترین بخش آن‌که بازاریابی و فروش است اوقات کمی را در دفتر کار یا جای ثابتی حضور داشته باشید.

به‌ هرحال این مزیت مهمی است که به کمک نرم ‌افزار حسابداری آنلاین می‌توانید در هر زمان از روز و هر مکانی که مجهز به اینترنت است به اطلاعات مالی و حسابداری خود دسترسی داشته باشید.

برقراری رابطه‌ی بهتر و مفیدتر با حسابدار مجموعه

شما به‌ عنوان مدیر یا صاحب یک کسب‌ و کار همواره باید با حسابدار خود در ارتباط بوده و به رد و بدل کردن اطلاعات مالی بپردازید. این موضوع برای رسیدن به اطمینانی است که به شما می‌گوید امور مالی شرکت به‌طور منظم انجام می‌شود و آمارها به‌ روز است. به‌ ویژه در زمان محاسبات مالیات سالانه تعامل با حسابدار مجموعه، امر بسیار مهمی است و بی‌دقتی در آن می‌تواند ضررهای مالی فراوانی را بر شرکت تحمیل کند.

اما استفاده از نرم ‌افزار حسابداری آنلاین یعنی شما و حسابدارتان همیشه به یک لیست در حال بروز رسانی دسترسی دارید و گاهی بدون توضیحات او می‌توانید از زیر و بم امور مالی خود آگاه شوید.

حذف کاغذبازی و رفع مشکل کمبود فضا

بایگانی کردن پرونده‌های مالی به دلیل آن‌که همواره باید ریز جزئیات اطلاعات در آنها ثبت شود یکی از مشکلات همیشگی شرکت‌ها بوده است. مشکل بزرگ‌تر بعدی زمانی پدید می‌آید که لازم باشد اطلاعاتی از این پرونده‌ها استخراج شود.

حجم زیاد داده‌های کاغذی فرآیند جستجو و بازیابی اطلاعات را به‌ شدت کند می‌کند. با استفاده از نرم ‌افزار حسابداری آنلاین می‌توانید هر پرونده را با جزئی‌ترین اطلاعات آن به ابر اطلاعات منتقل و برای همیشه در آنجا نگه‌داری کنید. هم‌چنین در زمان نیاز به هر بخش از اطلاعات موجود در آنها با یک نگاه یا جستجوی ساده به آن دست‌ یابید.

ایجاد یک اکوسیستم برای کسب‌‌وکار

استفاده از نرم افزارهای حسابداری به شما به‌ عنوان مدیر یا صاحب مجموعه این امکان را می‌دهد که برای کسب‌‌وکار خود یک اکوسیستم بسازید. ساخت اکوسیستم به معنی یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مجموعه است.

در واقع بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چه آنلاین باشند یا نه به سیستم‌های دیگری چون نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و غیره متصل و با آنها به رد و بدل کردن اطلاعات می‌پردازند؛ بنابراین استفاده از نرم ‌افزار حسابداری آنلاین یعنی وارد شدن به سیستم مدیریت متمرکز همه‌ی اجزای یک مجموعه.

رفع مشکلات نرم‌ افزار بدون نیاز به نصب مجدد

یکی از دلایل ارائه‌ی نرم ‌افزار حسابداری آنلاین، دوری از هزینه‌های متفاوت استقرار و نصب پروژه است. در گذشته بابت بروز رسانی و هر گونه خطا و موضوعی در سیستم، شرکت‌ها مجبور به نصب مجدد نرم افزار داشتند که هزینه‌های زیادی را به آنها تحمیل می‌کرد.

در ادامه لازم به ذکر است حسابداری آنلاین برای تولیدکنندگان نرم‌ افزار امنیت شغلی به همراه می‌آورد. علاوه بر آن هزینه‌های اضافه‌ی پشتیبانی ناشی از خرابی و کانفیگ سرور را از تولیدکننده کسر می‌کند.

همین‌طور با ارائه‌ی قیمت‌های مناسب‌تر و بسته‌های رایگان، مشتریان بیشتری را در بازار خود نگه می‌دارد. شما می‌توانید از فروشندگان نرم‌افزار حسابداری آنلاین، نسخه‌ی دائمی بر روی سرور خود درخواست کنید؛ که در این صورت ممکن است قیمت کمی متفاوت شود.

مهمترین معایب نرم افزار حسابداری آنلاین

اگر بخواهیم واقع بین باشیم باید بگوییم که معایب و مزایای استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین تقریبا برابر هستند، بنابراین هرکس باید با توجه به نیاز خود این معایب و مزایا را بسنجد و نسبت به انتخاب نرم افزارهای آفلاین و آنلاین اقدام کند. در ادامه به برخی از مهمترین معایب نرم افزارهای حسابداری آنلاین اشاره می کنیم.

عدم پاسخگویی به نیازهای مشتریان در طولانی مدت

به‌کارگیری حسابداری آنلاین و ابزارهای دیگر مانند اتوماسیون‌ یا نرم‌افزارهای ارتباط با مشتری نمی‌تواند به‌صورت مادام و دائمی باشد؛ زیرا با افزایش داده‌های مجموعه، هزینه‌های اضافی برای تولیدکننده پیش می‌آید از جمله: هزینه‌ی نگهداری اطلاعات، جستجو، استفاده از گزارشات، به‌کارگیری کامل از نرم‌افزار.

روند صعودی هزینه نگهداری داده‌های نرم افزار

افزایش هزینه برای تولیدکننده، الزام به تغییر قیمت و تغییر پلن، عمر به‌کارگیری حسابداری آنلاین را کوتاه می‌کند؛ به‌عبارت‌ دیگر شما مدت محدودی قادر به استفاده از ابزارهای حسابداری آنلاین هستید؛ زیرا رفته‌رفته به هزینه‌های نگهداری و وابستگی به یک شریک تجاری افزایش پیدا خواهد کرد.

خطری به نام عدم امنیت در داده‌های سیستمی

مخازن اطلاعاتی بزرگ همواره هدف جذابی برای نفوذگران است. امنیت همواره یک آیتم نسبی است؛ اما اگر با شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین همکاری می‌کنید، نسبت به ارائه راه‌حل‌های امنیت اطلاعات کاملاً اطمینان حاصل کنید.

امنیت

یکی از مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین این است که شما می توانید به جای استخدام یک یا چند حسابدار از خدمات حسابداری شرکت ها استفاده کنید. شرکت ها با حسابدارها خبره می توانند اطلاعات شما را از راه دور مدیریت کنند. اما این مسئله خود می تواند یک تهدید امنیتی مهم نیز باشد. اما در صورتی که از نرم افزار حسابداری آفلاین استفاده کنید، احتمالا با شناخت نسبتا خوبی نسبت به استخدام حسابدار اقدام می کنید و کمی از جهت امنیت مطمئن تر خواهید بود.