ثبت حسابداری را می‌توان یکی از مهمترین قسمت‌های حسابداری دانست. فرقی نمی‌کند در کدام زیر شاخه حسابداری (حسابداری صنعتی، حسابداری بازرگانی، حسابداری خدمات و …) فعالیت داشته باشید، در هر صورت ثبت اسناد حسابداری در فعالیت‌های شما نقش دارد.
در این مقاله، شما همه چیز را در مورد ثبت های حسابداری شرکت های حمل و نقل یاد خواهید گرفت، بنابراین بیایید با اصول شروع کنیم.
سند حسابداری چیست؟
شناخت اسناد مثبته اولین قدم در ثبت حسابداری است. این اسناد وقایع مالی را که باید ثبت شوند را توصیف می‌کند. فاکتور فروش، رسید بانکی یا هر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد، نمونه ای از اسناد مثبته است.
سند حسابداری مفهوم دیگری است که باید از آن آگاه باشید. اسناد حسابداری برگه‌هایی است که اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی را ارائه می دهد. اطلاعاتی که به عنوان ثبت حسابداری تنظیم می‌شوند از این اسناد حسابداری استخراج می‌شوند. سند حسابداری قبلاً به صورت دستی انجام می‌شد اما اکنون در نرم افزار حسابداری انجام می‌شود.
ثبت سند حسابداری
ثبت اسناد حسابداری و رویدادهای مالی یکی از مهمترین موارد حسابداری است، زیرا اگر این کار به درستی انجام نشود، مشکلات بعدی را ایجاد می‌کند و در نهایت تمام امور حسابداری اشتباه گرفته می‌شود.
مهمترین هدف از سوابق حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم در آن‌ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری جلوگیری از تغییر، تحریف یا دستکاری این اسناد و جلوگیری از از بین رفتن این اطلاعات و اسناد است.
در غیر این صورت، یک کسب و کار ممکن است در زمینه مسائل مالیاتی با مشکلات اساسی روبرو شود. مجازات‌های مالی و غیرمالی از جمله مشکلاتی است که ممکن است برای یک واحد اقتصادی در این مورد ایجاد شود.
نرم افزارهای حسابداری تخصصی
استفاده از نرم افزارهای حسابداری تخصصی در حوزه ثبت های حسابداری حمل و نقل می‌تواند به بهبود دقت و کارایی در مدیریت مالی کمک کند. این نرم افزارها امکانات زیر را فراهم می‌کنند.
- ثبت اطلاعات رانندگان و وسایل نقلیه
امکان تعریف رانندگان و وسایل نقلیه مختلف و اختصاص آن‌ها به ماموریت‌های خاص
- مدیریت بارنامه‌ها
ثبت و پیگیری بارنامه‌های صادره، شامل اطلاعات مربوط به فرستنده، گیرنده، نوع کالا و مسیر حمل
- محاسبه کمیسیون‌ها
امکان تعیین و محاسبه کمیسیون‌های مربوط به رانندگان و واسطه‌ها بر اساس توافقات انجام شده
- گزارش‌دهی مالی
تهیه گزارش‌های مالی متنوع، از جمله سود و زیان، ترازنامه و جریان وجوه نقد، برای کمک به تصمیم گیری‌های مدیریتی
ثبت سند هزینه حمل و نقل در حسابداری
در شرایط توافق شده بین خریدار و فروشنده مشخص می شود که مسئولیت هزینه حملونقل کالا بر عهده کیست. اگر خریدار هزینه حمل و نقل را بپذیرد، کالا به صورت FOB (هزینه حمل و نقل به علاوه هزینه حمل و نقل به بندر) بندر مبدا فروخته می شود و اگر هزینه مذکور به عهده فروشنده باشد، کالا FOB بندر مقصد فروخته می شود.
قبول هزینه حمل و نقل توسط خریدار
اگر کالا به عنوان FOB مبدا خریداری شود، هزینه حملونقل توسط خریدار پرداخت می شود و به حساب خرید کالا واریز می شود.
به همین ترتیب، هزینه حملونقل برای خرید دارایی های ثابت در حساب دارایی مربوطه گنجانده شده است. در برخی از موسسات، هزینه حمل کالای خریداری شده برای فروش به مشتریان در حسابی به نام حمل بار یا حمل و نقل حفظ می شود و مانده این حساب به مبلغ خرید در حساب سود و زیان در پایان دوره مالی اضافه می شود.
در برخی موارد، فروشنده هزینه حملونقل را بر اساس توافق قبلی با خریدار می پذیرد و مبلغ پرداختی را به حساب اضافه می کند. اگر شرایط اعتباری تخفیف برای پرداخت زود هنگام را فراهم کند، تخفیف شامل هزینه حمل نمی شود.
قبول هزینه حمل و نقل توسط فروشنده
در مواردی که فروشنده هزینه حملونقل (مقصد بندر مقصد) را بپذیرد، هزینه حمل و نقل پرداخت شده توسط فروشنده به هزینه تحمیل یا هزینه حملونقل یا سایر موارد مشابه پرداخت می شود. مجموع این هزینه ها در مورد سود و زیان فروشنده به عنوان هزینه های فروش ذکر شده است.
اگر کالا به صورت بندر مبدأ FOB فروخته شود، در صورت پرداخت هزینه حملونقل توسط فروشنده، هزینه مذکور به حساب مشتری واریز می شود. بدیهی است، همانطور که قبلا ذکر شد، در صورت تعلق به تحقیق به پرداخت های قبل از موعد، تخفیف در رابطه با مقدار فاکتور پس از کسر هزینه حمل و نقل محاسبه می شود.
در صورت تمایل، مقاله کدینگ حسابداری شرکت حمل و نقل را از دست ندید!
انواع مختلف هزینه حمل و نقل
انواع هزینه های مختلف حمل و نقل به شرح زیر است:
- حمل و نقل به داخل
- حمل در داخل
- حمل و نقل به خارج
حمل و نقل به داخل
این عبارت به هزینه حمل و نقل مواد خریداری شده اشاره دارد که طبیعتاً بخشی از بهای مواد خریداری شده است و در سیستم دائمی در حساب کنترل موجودی بدهکار است.
حمل در داخل
به معنای انتقال مواد از انبار مواد اولیه به خط تولید است که به عنوان هزینه های سربار (تولید غیرمستقیم) در نظر گرفته می شود و بخشی از هزینه کالاهای تولیدی است و در حساب کنترل سربار بدهکار است.
حمل و نقل به خارج
این امر معمولاً برای حمل کالاهای فروخته شده استفاده می شود که بخشی از هزینه های عملیاتی (هزینه های توزیع و فروش) است و در حساب هزینه حمل و نقل کالاهای فروخته شده بدهکار است.
نکات ثبت حسابداری حمل و نقل
در مرحله اول، به عنوان یک حسابدار، باید فرآیند درآمد شرکتی را که در آن کار می کنید کاملاً شناسایی کنید. به عنوان مثال به منظور حمل بار مشتریان، شرکت حمل و نقل از رانندگان می‌خواهد بار را به مقصد برسانند. در طی فرآیند انتقال بار از فروشنده به خریدار، بارنامه باید صادر شود.
- صدور بارنامه
بارنامه به عنوان سند اصلی در حمل و نقل محسوب می‌شود و باید به درستی در سیستم حسابداری ثبت شود.
- توافقات بین خریدار و فروشنده
در قراردادهای خرید و فروش، ممکن است توافق شود که هزینه حمل و نقل بر عهده خریدار یا فروشنده باشد. در صورت پرداخت هزینه حمل و نقل توسط خریدار، این هزینه به بهای تمام شده کالا افزوده می‌شود. اگر فروشنده هزینه حمل و نقل را پرداخت کند، این مبلغ به عنوان هزینه فروش در حساب‌ها ثبت می‌گردد.
- پیش کرایه و پس کرایه
پیش کرایه مبلغی است که قبل از حمل کالا توسط فرستنده پرداخت می‌شود. در حالی که پس کرایه پس از تحویل کالا توسط گیرنده پرداخت می‌شود. هر یک از این موارد باید به طور دقیق در حساب‌ها منعکس شوند.
- مالیات بر ارزش افزوده (VAT)
بسته به قوانین مالیاتی کشور، ممکن است خدمات حمل و نقل مشمول مالیات بر ارزش افزوده باشند یا معاف شوند. بنابراین، حسابداران باید از آخرین مقررات مالیاتی آگاه باشند و آن‌ها را در ثبت‌های حسابداری اعمال کنند.
برای مدیریت بهتر و دقیق‌تر امور مالی، استفاده از نرم افزارهای تخصصی حسابداری حمل و نقل توصیه می‌شود. این نرم افزارها امکاناتی مانند ثبت اطلاعات بارنامه، مدیریت هزینه‌ها و درآمدها، و تهیه گزارش‌های مالی را فراهم می‌کنند. در برخی موارد، خدمات حمل و نقل مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند. بنابراین، حسابداران باید از آخرین مقررات مالیاتی آگاه باشند و آن‌ها را در ثبت‌های حسابداری اعمال کنند.
- مدیریت هزینه ها و بهینه سازی
برای افزایش سودآوری، شرکت های حمل و نقل باید به بهینه سازی هزینه‌ها توجه ویژه‌ای داشته باشند. این امر می‌تواند از طریق مدیریت موثر سوخت، نگهداری منظم وسایل نقلیه، برنامه ریزی بهینه مسیرها و استفاده از فناوری‌های نوین برای کاهش هزینه‌های عملیاتی محقق شود.
- نرم افزارهای حسابداری
استفاده از نرم افزارهای تخصصی حسابداری می‌تواند به مدیریت بهتر و دقیق‌تر امور مالی کمک کند. این نرم افزارها امکاناتی مانند ثبت اطلاعات بارنامه، مدیریت هزینه‌ها و درآمدها، و تهیه گزارش‌های مالی را فراهم می‌کنند.
چه کسی پیش کرایه و پس از کرایه دریافت می کند؟
کرایه پیش پرداخت توسط فروشنده و پس از پرداخت توسط خریدار به راننده پرداخت می شود.
ارزش افزوده در این اسناد در بخش هزینه اداره راه پرداخت می شود. (اگر شرکت حمل و نقل مورد استفاده شما هر سه ماه اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده ارسال کند. ارزش افزوده را به طلبکار حساب درآمد بدهکارید)
آیا حق بیمه، هزینه های مدیریت راه و هزینه پایانه متغیر است؟
شما طبق اسناد مثبتی که در اختیار دارید عمل می کنید.
پس کرایه
پس از دریافت هزینه حمل و نقل طبق توافق طرفین از خریدار حمل بار
پیش کرایه
بار را طبق توافق خریدار و فروشنده از فروشنده بار دریافت کنید بارنامه ها به طور جمعی از طریق شماره های ثبت شده در سازمان حمل و نقل و به صورت خام خریداری می شوند که توسط شرکت حمل و نقل پر می شود اگر بارنامه از بین رفت، نسخه آسیب دیده باید به اداره حمل و نقل گزارش شود. بارنامه ها بصورت جمعی پرداخت می شوند.
سوالات متداول درباره ثبت های حسابداری حمل و نقل
- چگونه هزینه حمل و نقل در حسابداری ثبت می‌شود؟
هزینه حمل و نقل بسته به اینکه بر عهده خریدار یا فروشنده باشد، به حساب خرید کالا، هزینه حمل و نقل یا هزینه‌های فروش ثبت می‌شود.
- تفاوت ثبت حسابداری پیش کرایه و پس کرایه چیست؟
پیش کرایه توسط فروشنده پرداخت و در حساب هزینه ثبت می‌شود. در حالی که پس کرایه توسط خریدار پرداخت و به عنوان بدهی ثبت می‌گردد.
- آیا هزینه حمل و نقل مشمول مالیات بر ارزش افزوده است؟
بله، هزینه حمل و نقل مشمول مالیات بر ارزش افزوده است و شرکت‌های حمل و نقل باید آن را در اظهارنامه مالیاتی خود گزارش دهند.
بسیار عالی ایده خوبیه
حسابداری حمل و نقل جاده ای رو کامل بیان کرده بودید
مقاله ثبت های حسابداری حمل نقل جالب و مفیدی بود
محتوای مختصر و مفیدی بود ممنونم